Delade dokument är en riktigt bra finess med att använda dator och internet för samarbete
Principen för delade dokument är att flera personer delar och skriver i ett och samma dokument på nätet. Genom tjänster som Google Drive och First Class får man själv eller tillsammans med andra inbjudna en gemensam arbetsyta på nätet. Den fungerar mycket likt en vanlig ordbehandlare (t ex Word) och alla i gruppen kan skriva och redigera texter, lägga till bilder och annat. Dokumenten man skapar ligger sedan lagrade i det så kallade molnet, dvs på nätet. Med delade dokument arbetar man direkt på nätet och alltid i den senaste versionen av ett specifikt dokument.

Fördelarna med delade dokument är flera
Den mest uppenbara är att man inte längre behöver hålla på att jämföra olika versioner vilket ju kan vara mycket förvirrande och kan medföra att vissa delar av texten ”försvinner” av misstag. En annan fördel är att det är lätt att gå in och kontrollera vilka förändringar som gjorts genom den versionshistorik som finns. Denna ger också möjlighet att gå tillbaka och återställa om man ändrar sig. En rolig poäng med delade dokument är att skrivandet kan bli mer kreativt när hela gruppen dynamiskt kan bidra till en och samma text.   

Versionshistorik. Skärmdump från Google Drive.Versionshistorik i Google Drive som gör att man enkelt kan gå in och se vilka förändringar som är gjorda och av vem i ett delat dokument.


Delade dokument - så funkar det

Olika ”skriv-tillsammans-på nätet-verktyg” fungerar på olika sätt men principen för de flesta är att alla som ska vara med måste ha ett ”konto”, en inloggning kopplad till tjänsten. Exemplet Google Drive som vi använder här är gratis men det finns också betallösningar som till exempel Office 365.

När alla som ska vara med har ett konto börjar en person (kallas administratör) med att skapa ett nytt dokument på nätet och bjuder sedan in andra att vara med. De inbjudna får ett mejl med en länk till dokumentet. Olika gruppmedlemmar kan ha olika rättigheter (dvs. att i olika grad ha möjlighet förändra) men det vanligaste är att alla i gruppen kan redigera och lägga till text och bilder i dokumentet. Alla gruppmedlemmar kan vara inloggade och bearbeta samma dokument samtidigt. I exemplet Google Drive får varje gruppmedlem en egen färg så man kan se vem som skriver vad och också följa alla ändringar automatiskt.

Om man vill gå tillbaka till en tidigare version så använder man ändringshistoriken. Där kan man antingen gå in och kopiera stycken som man sedan klistrar in i den nuvarande versionen eller helt återställa dokumentet till en tidigare version.


Två praktiska tips

Delade dokument i kombination med webbvideomöte

Ett helt suveränt sätt att jobba med delade dokument är att kombinera det med ett videomöte. Genom att både se och höra varandra och att samtidigt dela skrivyta får gruppen helt nya möjligheter för samtidigt och kollektivt skapande. Delaktigheten ökar genom att skrivande är direkt kopplat till den pågående diskussionen och alla kan vara med i processen. En poäng är också att gruppen efter avslutat möte kan ha sitt dokument klart och att det troligen bara återstår finputsning.

Exempel – alla på samma plats

Den självklara tanken med delade dokument är nog att kunna jobba ihop med andra på distans. Men, det finns fördelar att använda metoden även när man sitter nära varandra. Just att alla samtidigt kan skriva och dessutom kontinuerligt se vad som skrivs och förändras ger nya möjligheter för samarbete.

Så här kan det gå till:
Vi i gruppen sitter tillsammans och ska formulera målen för en viss uppgift. Alla i rummet har tillgång till varsin uppkopplad dator eller surfplatta. Alla har dessutom möjlighet i det gemensamma dokumentet. På samma sätt som i exemplet med webbvideomötet kan man i stunden diskutera och utforma en gemensam text som alla blir delaktiga i. 

Illustration webbvideomöte

Tips och länkar om delade dokument

CELA-info om Delade dokument